Российский консульский отдел в Берлине может выполнять ряд нотариальных действий, однако его полномочия не распространяются на все операции с документами. В частности, консул вправе удостоверить доверенность, завещание и другие разрешенные законом сделки. Также можно заверить копию, подпись или правильность перевода.
Консульские должностные лица могут подтвердить, что гражданин находится в живых или в определенном месте, установить его соответствие фотографии и зафиксировать время предъявления документа. Кроме того, они вправе принимать меры по охране наследственного имущества. С июля 2024 года консул может перевести бумажный документ в электронную форму: отсканировать его, заверить квалифицированной электронной подписью и передать заявителю файл, который в России при необходимости можно снова преобразовать в бумажный документ.
При этом консульство не удостоверяет договоры продажи или дарения недвижимости в России. Через консула также нельзя оформить сделки по отчуждению либо залогу доли российского общества с ограниченной ответственностью. Допустимо лишь заверить доверенность представителю на распоряжение недвижимостью, если такая схема соответствует российскому законодательству.
С наследственными делами действует похожий порядок. Консул не выдает свидетельство о праве на наследство вместо российского нотариуса, но может удостоверить доверенность на ведение дела или подпись на заявлении для последующей передачи нотариусу в России. Проект сложного документа рекомендуется заранее согласовать с нотариусом, юристом или организацией, куда его будут подавать, отмечает берлинский консульский отдел.
Апостиль российское консульство в Германии не проставляет. Если он нужен на документе, выданном в России, обращаться следует в уполномоченный российский орган. Для документов органов ЗАГС предусмотрена возможность через российское загранучреждение запросить повторное свидетельство из России уже с проставленным там апостилем, однако сам штамп в Берлине не ставится.
Консульская доверенность может быть оформлена на обычной бумаге, и отсутствие защищенного нотариального бланка не означает недействительность документа. Важны полномочия должностного лица и регистрация нотариального действия в установленном порядке. Дополнительная легализация таких документов между Россией и Германией, как правило, не требуется, поскольку обе страны участвуют в Европейской конвенции, освобождающей документы дипломатических и консульских представителей от легализации. Для приема сначала заполняют электронное заявление на портале МИД России, затем записываются через систему консульского отдела посольства в Берлине; при отсутствии мест заявителя включают в лист ожидания. По одной записи принимают не более двух нотариальных документов и только одну доверенность.